Comment on s'est affranchi de Jira et Asana avec un outil interne piloté par IA

Chez Outlined, on jonglait entre Jira, Asana, Notion, Slack… Ce qui finissait par représenter une petite dépense SaaS chaque mois, sans compter la friction de passer d’un outil à l’autre.

On s’est posé une question simple : et si l’on créait notre propre outil, adapté à notre façon de travailler ?

Ce qu’on a construit

Un outil interne orienté delivery, avec 3 briques principales :

1. Un planning visuel (Gantt)

Pour avoir une vue d’ensemble sur les projets en cours, les deadlines, et les dépendances. Rien de révolutionnaire, mais exactement ce dont on avait besoin — ni plus, ni moins.

2. Une connexion aux projets Asana de nos clients

On travaille souvent avec des clients qui utilisent déjà Asana. Plutôt que de leur imposer notre outil ou de jongler entre deux systèmes, on synchronise directement avec leur environnement. Chacun reste dans son outil préféré.

3. Des tickets générés par IA

C’est là que ça devient intéressant. On a intégré un système de génération de tickets via prompt IA. L’objectif : gagner du temps et standardiser la qualité de nos tickets.

Le twist : le pilotage par IA via MCP

On a branché un MCP (Model Context Protocol) pour que l’IA puisse :

• Se nourrir du contexte projet — L’IA comprend sur quoi on travaille, les contraintes, l’historique
• Créer nos tickets — Un prompt, et le ticket est structuré, estimé, prêt à être travaillé
• Générer nos commits et PR — Le message de commit respecte nos conventions, la PR est contextualisée
• Fournir du reporting — Vision en temps réel de l’avancement, sans passer 30 minutes à compiler des données

La question de la sécurité

Point crucial quand on parle d’IA et de données clients : la confidentialité.

On a mis en place une vraie gestion de droits dans l’outil :

• Le MCP ne “pioche” pas librement dans toutes les données
• Chaque utilisateur n’accède qu’aux données autorisées pour son compte
• Les données clients restent cloisonnées

C’est non négociable quand on travaille sur des projets confidentiels.

Les résultats

Après quelques mois d’utilisation :

• +30% de productivité sur le delivery quotidien
• Plus de focus sur la valeur apportée aux clients (moins de temps sur l’admin)
• Un pilotage vraiment continu — on sait où on en est à tout moment

Et il nous reste encore plein de choses à construire. L’outil évolue avec nos besoins.

Ce qu’on en retient

Construire son propre outil, ce n’est pas pour tout le monde. Ça demande du temps et des compétences techniques. Mais quand on passe sa journée dans des outils de gestion de projet, ça vaut le coup de se demander :

Est-ce que ces outils sont vraiment adaptés à ma façon de travailler ?

Parfois, la réponse est oui, et Jira/Asana font très bien le job. Parfois, un outil sur-mesure change la donne.

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Vous avez un projet d’outil interne en tête ? C’est exactement le type de projet qu’on accompagne chez Outlined. Discutons-en.